ภายใต้นโยบายเศรษฐกิจดิจิทัล (Digital Economy) ของภาครัฐและองค์กรต่างๆ กระตุ้นให้ธุรกิจ SMEs นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้พัฒนาธุรกิจเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและมูลค่าให้กับสินค้าและการบริการโดยบริษัท ยิ่งเจริญก่อสร้างบุรีรัมย์ จำกัด ในการบริหารงานของ “สุพัฒน์กฤษชัยกิจยิ่งเจริญ” หรือ “ตี๋” นักบริหารรุ่นใหม่หัวคิดทันสมัยวัย 30 ปีก็ได้นำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาปรับใช้ภายในองค์กร เพื่อให้ธุรกิจก้าวทันโลกยุคดิจิทัลอย่างเต็มตัว
องค์กรเติบโตอย่างมีระบบ เน้นนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ในการทำงาน
“เนื่องจากผมคลุกคลีอยู่กับบริษัทมาตั้งแต่เด็ก ทำให้มองเห็นว่ามีปัญหาอะไรบ้างที่ต้องแก้ไขและพัฒนา ประการแรกคือ ความที่บริษัทเราเป็นบริษัทที่อยู่ในอำเภอที่ไม่มีความเจริญอะไรการสรรหาบุคลากรมาร่วมงานจึงเป็นเรื่องยาก เพราะไม่ค่อยมีใครอยากไปทำงานในพื้นที่ที่ไม่มีความเจริญ แต่จะทำอย่างไรให้คนสนใจและรู้สึกอยากมาร่วมงานกับเรา
สิ่งแรกที่ทำคือ เรื่องของการทำงานอย่างเป็นระบบ คำว่าระบบคือ เมื่อก่อนเราอาจจะไม่มีสายการทำงานที่ชัดเจน ดังนั้น เราต้องจัดทำผังองค์กรให้มีความชัดเจนมากขึ้น เพื่อคนที่มาร่วมงานกับเราจะได้รู้ว่าตัวเองจะก้าวหน้าหรือเติบโตไปในทิศทางไหน มีสวัสดิการอะไรให้บ้าง รวมถึงเรื่องผลตอบแทนที่ดีที่พนักงานควรจะได้รับ เมื่อระบบมีความชัดเจนก็จะทำให้เราสามารถรู้ได้ว่าใครควรทำอะไรหรือควรสรรหาใครเข้ามารับผิดชอบงานส่วนไหนจึงจะเหมาะสม แล้วบุคคลเหล่านั้นมีโอกาสจะเติบโตไปเป็นหัวหน้างานได้หรือไม่
เนื่องด้วยบุคลากรที่มีอยู่ภายในบริษัททุกวันนี้ส่วนใหญ่เป็นบุคลากรรุ่นตั้งแต่ก่อสร้างบริษัทมา แต่ละคนก็มีอายุเยอะมากแล้ว เราจึงต้องสรรหาคนทำงานเจเนอเรชั่นใหม่ๆ เพื่อมาทดแทนคนทำงานที่มีอยู่ในวัยใกล้เกษียณ งานต่างๆ จะได้ดำเนินต่อไปได้ไม่มีสะดุด รวมถึงการพัฒนาเรื่องระบบไอทีและการนำเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่สามารถนำมาปรับใช้ในการทำงานธุรกิจของเราได้
ปัจจุบันบริษัทใช้ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่างๆ เชื่อมโยงกับระบบงานภายในขององค์กรเข้าด้วยกัน ซึ่งเรานำระบบนี้มาใช้ในส่วนงานต่างๆ อาทิ ระบบงานทางด้านบัญชีและการเงินระบบงานทรัพยากรบุคคล ส่วนระบบบริหารการผลิต ระบบการกระจายสินค้า การใช้เทคโนโลยีเหล่านี้มาช่วยทำให้การวางแผนและการบริหารทรัพยากรของบริษัทเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ได้รู้ถึงต้นทุนที่ถูกต้อง ทั้งยังช่วยลดเวลาและขั้นตอนการทำงาน
ข้อดีของระบบ ERP คือ
- ข้อมูลในส่วนงานต่างๆ จะถูกเก็บไว้เป็นฐานข้อมูลเพื่อนำไปเชื่อมโยงกับส่วนต่างๆได้อย่างเป็นระบบ ถึงเวลาจะผ่านไป 10-20 ปีก็สามารถนำข้อมูลที่เก็บไว้มาวิเคราะห์ได้ แต่ถ้าเก็บข้อมูลเป็นแบบอื่นเช่น เก็บเป็นไฟล์ Excel ถ้าเก็บไม่ดีข้อมูลก็อาจสูญหายได้ หรืออาจต้องใช้เวลาในการค้นหาข้อมูล ทำให้เสียเวลาในการทำงาน
- ระบบ ERP มีขั้นตอนการทำงานที่ช่วยให้ทำงานได้อย่างรวดเร็ว ควบคุมต้นทุนไม่ให้บานปลายเกินกว่างบประมาณที่ตั้งไว้ เช่น ฝ่ายบุคคลต้องการจะซื้อของใช้สำนักงานก็สามารถป้อนข้อมูลเข้าไปในระบบแล้วส่งให้ฝ่ายจัดซื้อสืบราคา เปรียบเทียบราคาจากแหล่งต่างๆตามข้อมูลที่เก็บไว้ เมื่อฝ่ายจัดซื้อได้ราคาตามความต้องการก็ส่งให้ผู้อนุมัติเซ็นเพื่อซื้อของและวางบิล หมายความว่าระบบทุกอย่างของการทำงานจะอยู่ในระบบเดียวกันทั้งหมด ทำให้การทำงานรวดเร็วขึ้น ไม่เหมือนสมัยก่อนที่ยังไม่ได้นำระบบ ERP มาใช้ ขั้นตอนการทำงานซับซ้อนใช้เวลานาน พนักงานมีการหลงลืม หรือทำข้อมูลตกหล่นระหว่างดำเนินการได้ระบบ ERP จึงเป็นการเก็บข้อมูลที่ได้มาตรฐาน สะดวกในการค้นหา สามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้รวดเร็ว ทันเวลาที่ต้องการใช้งาน
- ไม่จำเป็นต้องใช้บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถมากก็สามารถดูรายงานการทำงานผ่านระบบ ERP ได้
นอกจากนี้บริษัทยังได้นำระบบ GPS (Global Positioning System) มาใช้ในการทำงานได้ประมาณ 5-6 ปีแล้วเนื่องจากธุรกิจของเราเป็นธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ซึ่งมีทั้งรถสิบล้อ รถเกรดเดอร์ รถแม็คโคร มีรถขนาดใหญ่เยอะมากประมาณ 400 กว่าคัน ซึ่งเราไม่สามารถจำได้ว่ามันอยู่ที่ไหน หรือทำอะไรอยู่บ้าง ผมจึงเอา GPS มาใช้โดยการติดระบบ GPS กับรถทุกคัน ถามว่า GPS ทำอะไรได้บ้าง มันสามารถบอกได้ว่ารถของเราอยู่ที่ไหน ทำอะไรอยู่พนักงานทำอะไรบ้าง ขับออกนอกเส้นทางมั้ย หรือน้ำมันหายไปเท่าไหร่ เพราะปัญหาหลักของธุรกิจนี้คือ ค่าใช้จ่ายมีการรั่วไหลได้ง่ายมาก
ระบบ GPS ถือเป็นระบบหลักที่สำคัญ ซึ่งสามารถรายงานได้เลยว่ารถคันนี้วิ่งเกิน 80 กม.ที่ไหนบ้าง หรือจอดที่ไหนบ้าง ซึ่งผมมองว่าเทคโนโลยีอะไรที่สำคัญแล้วนำมาปรับใช้ในธุรกิจได้ หรือใช้แล้วคุ้มค่าเงินที่เสียไป ผมจะลงทุน ซึ่งช่วงแรกที่ซื้อ GPS มา เสียค่าใช้จ่ายเยอะพอสมควร เพราะธุรกิจรับเหมาก่อสร้างนั้นจะชนะหรือไม่ชนะคู่แข่ง ก็อยู่ที่ต้นทุน นี่แหละ ดังนั้นเมื่อมีการประมูลงานเกิดขึ้น เราก็จะบอกได้ว่า เราควรจะประมูลที่ราคาเท่าไหร่เพราะเราเห็นตัวเลขชัดเจนและแม่นยำกว่า จึงเป็นเหมือนจุดแข็งของบริษัทอย่างหนึ่งเลยทีเดียว”
ก้าวทันโลกยุคสังคมดิจิทัลผ่านธุรกรรมทางการเงิน Digital Banking
“จากเดิมที่เวลาไปโอนเงินเจ้าของธุรกิจต้องไปธนาคารเอง ซึ่งบอกตามตรงว่าเราเองก็ไม่ได้มีเวลามากขนาดนั้น จึงจำเป็นต้องให้พนักงานที่เราไว้ใจไปธนาคาร เพื่อทำเรื่องแทน ซึ่งเราต้องเสียเวลาตีเช็ค เอาเช็คไปขึ้นธนาคาร เอาเงินสดออกมา แล้วไปโอนอีกธนาคาร สิ่งเหล่านี้คือการทำธุรกรรมทางการเงินแบบเดิม แน่นอนว่าคนที่จะถือเงินจำนวนมากของเราไปธนาคารได้ ต้องเป็นคนที่เราไว้ใจมาก ดังนั้นมันเลยเหมือนกับเราเสียคนๆ นั้นไปเพื่อให้ไปทำเรื่องแบบนี้ ทั้งๆที่ เขามีศักยภาพที่จะทำงานด้านอื่นๆ หรือบางทีเงินอาจสูญหาย ที่สำคัญคือเสียเวลา เพราะกว่าจะไปธนาคารหนึ่งเพื่อเบิกเงินออกมาแล้วเอาเงินไปโอนอีกธนาคาร มันใช้เวลาเกือบทั้งวัน
ผมจึงเริ่มมองหาเครื่องมือที่จะมาช่วยลดปัญหาในการทำธุรกรรมด้านการเงินของบริษัท เพื่อให้เกิดการสูญเสียทั้งเวลาและบุคลากรน้อยลงเมื่อประมาณ 3-4 ปีที่แล้ว เริ่มมี Internet Banking ผมจึงสอบถามไปที่ธนาคารที่เราใช้บริการตั้งแต่เริ่มทำธุรกิจซึ่งก็คือ ธนาคารกรุงไทย ช่วยแนะนำบริการ KTB Corporate Online ซึ่งเป็นบริการที่ธนาคารอำนวยความสะดวกให้แก่ลูกค้ารายนิติบุคคล หน่วยงานราชการและรัฐวิสาหกิจ รวมถึงลูกค้ารายใหญ่ ซึ่งทางธนาคารก็จะมีเจ้าหน้าที่มาแนะนำพร้อมให้คู่มือมาศึกษาผลิตภัณฑ์และบริการ มีหลายระบบงานที่สามารถตอบโจทย์ของบริษัทเรา เช่น บริการเรียกดูยอดคงเหลือและรายการเคลื่อนไหวทางบัญชี (Account Information) ,บริการโอนเงินระหว่างบัญชีตนเองทันที หรือ ล่วงหน้า (Fund Transfer (Own A/C)) ,บริการโอนเงินไปยังบัญชีบุคคลที่ 3 เฉพาะบัญชีธนาคารกรุงไทย (Fund Transfer (3rd Party)) เป็นต้น ซึ่งบริการต่างๆเหล่านี้ช่วยอำนวยความสะดวกให้เราได้มากทีเดียว ทำให้เราทำธุรกรรมการเงินและบริหารด้านการเงินต่างๆ ได้ด้วยตัวเอง
ช่วงนั้นมีข่าวเรื่องการโกงเงินกันทางอินเทอร์เน็ต โอนเงินแล้วไปบ้าง ไม่ไปบ้าง ผมเองก็กังวลจึงยังไม่มีความมั่นใจในระบบว่าจะสามารถใช้งานได้จริงมั้ยแต่หลังจากนั้นก็ได้ลองใช้งานดูเริ่มทีละ 2-3 รายการก่อน ว่าพอทำแล้วจะเกิดการผิดพลาดอะไรมั้ยเพื่อสร้างความมั่นใจให้กับตัวเองด้วย ผมลองใช้อยู่ประมาณ 2-3 เดือน ก็เริ่มมั่นใจมากขึ้น หลังจากนั้นก็เปลี่ยนมาใช้บริการKTB Corporate Online เกือบทั้งหมด
ปัจจุบันบริษัทใช้ผลิตภัณฑ์และบริการหลักของธนาคารกรุงไทย คือ
- KTB Bulk Payment System
บริการรองรับการทำรายการโอนเงินที่มีจำนวนรายการโอนเงินต่อครั้งสูง ซึ่งทางบริษัทใช้บริการนี้โอนเงินให้กับทางซับคอนแทรค ซึ่งสะดวก ปลอดภัย ประหยัด รวดเร็ว และช่วยลดขั้นตอนในการโอนเงิน สามารถโอนเงินได้ทั้งผู้รับเงินบัญชีกรุงไทย และธนาคารอื่นๆ สามารถทำได้ด้วยตนเองผ่านอินเทอร์เน็ต ติดตามสถานะและผลการทำรายการแบบ Real Time
- KTB Payroll
คือบริการชำระเงินเดือนพนักงาน โดยการโอนเงินเข้าบัญชีเพื่อจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติให้แก่พนักงานสมัยก่อนเวลาจะจ่ายเงินเดือนพนักงานเราต้องไปเบิกเงินมาจากธนาคาร เสร็จแล้วให้พนักงานนับเงินใส่ซอง ซึ่งเมื่อก่อนมีพนักงาน 200 คนก็พอจะทำได้ แต่ปัจจุบันมีพนักงาน 400 กว่าคน จึงไม่สามารถให้คนมานั่งนับเงินใส่ซองได้ จึงเปลี่ยนมาใช้บริการ KTB Payroll แทน
- KTB LG Online
บริการออกหนังสือค้ำประกันแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยผ่านระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (Electronic Government Procurement: e-GP) ของกรมบัญชีกลางที่เชื่อมต่อกับระบบ KTB Corporate online ของธนาคารกรุงไทย ซึ่งบริการนี้อำนวยความสะดวกให้กับบริษัทในการเข้าร่วมประมูลงาน สามารถยื่นขอออกหนังสือค้ำประกันแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านธนาคารได้ตามประเภทของหนังสือค้ำประกันที่กรมบัญชีกลางกำหนดไว้
ตลอดระยะเวลา 3-4 ปีที่ใช้บริการ Digital Banking มาก็ไม่มีปัญหาอะไร หรือพอมีปัญหาเกิดขึ้น เช่น ช่วงเวลาสิ้นเดือน ระบบอาจมีการดีเลย์ กดโอนเงินไปแล้ว มีการ Error เงินไม่ไป ซึ่งจริงๆ เงินได้โอนไปแล้ว เราก็ต้องโทรหาศูนย์บริการลูกค้าทางโทรศัพท์ ศูนย์ฯจะบอกว่าเงินไปหรือไม่ไป ดังนั้น ผมมองว่าเทคโนโลยีในปัจจุบันนี้ล้ำหน้าทันสมัยมากตอบโจทย์เกือบทุกๆ เรื่องในการทำธุรกรรมทางการเงิน ผมอยากแนะนำให้ลองมาใช้กันดูนะครับ อย่างไรเสียสักวันทุกคนก็ต้องใช้บริการ Digital Banking แทนการชำระเงินด้วยเงินสดเพราะเป็นนโยบายของรัฐบาลที่ต้องปฏิบัติตามกันอยู่แล้ว ”
อัพเดทเมื่อ 11/09/2560
